Es algo que aparece en casi cualquier revisión de gobernanza, sin importar el tamaño de la empresa: una decisión importante se tomó, todos actúan como si se hubiera tomado, y sin embargo no existe un solo registro de cuándo, por quién, ni con qué justificación.
Meses después, alguien pregunta por qué se descartó una opción, o por qué se cambió de proveedor, o por qué se congeló un proyecto, o por qué no vamos a medir tal indicador, y la respuesta es un recuerdo compartido a medias entre dos o tres personas, cada una con una versión ligeramente distinta.
Esto no suele ser negligencia. Casi siempre es que la decisión se tomó en el momento correcto, con la información correcta, por la persona correcta, y a nadie se le ocurrió que documentarla fuera parte del trabajo. Decidir se siente como el evento importante. Escribirlo se siente como un trámite burocrático.
El costo aparece más adelante, cuando la organización necesita explicar su propio criterio (a un socio, a un auditor, a un nuevo gerente) y descubre que no puede reconstruirlo. O peor: cuando la misma discusión se repite un año después porque nadie recuerda que ya se resolvió.
La solución no requiere un sistema complejo. Requiere una regla simple aplicada con disciplina: toda decisión que afecte a más de un área, involucre dinero significativo, o sea difícil de revertir, se escribe en una línea: qué se decidió, quién decidió, por qué, y qué se descartó.
Por eso, en cualquier revisión de gobierno organizacional, uno de los primeros hallazgos que busco es exactamente este: ¿existe un registro de decisiones, o la memoria institucional vive únicamente en la cabeza de dos o tres personas?